Exact Globe

Produkt Updates 412 ab SP11 und 413 ab SP6 und 414: QR Code für Direktrechnung durch Integration von Fiskaltrust Lösung eingeführt (Österreichische Gesetzgebung)

Mit der Einführung der Registrierkassensicherheitsverordnung gelten für Österreich besondere Anforderungen an eine Registrierkasse. Dazu gehört unter anderem das eine Registrierkasse über eine Signaturerstellungseinheit verfügen muss sowie das bestimmte Angaben auf dem Kassenbeleg als QR Code oder Barcode auszudrucken sind. Detaillierte Informationen dazu finden Sie z.B. beim BMF auf dieser Seite: BMF - Informationen zu Registrierkassen

Diesen Anforderungen wird über eine Integration zwischen Exact Globe Next (EGN) und der Fiskaltrust.SignatureCloud-Lösung entsprochen. In diesem Update wird die Generierung des QR Codes, der bestimmte Daten wie z.B. dem Umsatzzähler beinhalten muss, unterstützt. Weitere Funktionen für das Generieren von Nullbelegen, die z.B. als Monats- und Jahresbeleg zu erzeugen und zu speichern sind, werden in einem späteren Update implementiert. Diese Erweiterung ist bei Einsatz der SE100 - E-Invoice und SE1103 - E-Direct Invoice Lizenzen für die Gesetzgebung Österreich verfügbar.

Die fiskaltrust.SignatureCloud-Lösung ist ein Produkt der österreichischen Firma fiskaltrust consulting Gmbh. Hierbei wird eine Serviceplattform zum Empfangen und Registrieren der Rechnungsinformationen von Exact Globe Next und anschließender Rückgabe mit einer generierten elektronischen Signatur zur Verfügung gestellt. Die zurückgelieferte elektronische Signatur wird anschließend in die Rechnung übernommen und als QR Code gedruckt. Bitte beachten Sie, dass zur Nutzung dieses Services ein Produkt der Firma fiskaltrust über die fiskaltrust.SignaturCloud+Sorglos erworbenen werden muss. Eine von der Fiskaltrust Consulting GmbH erstellte Checkliste finden Sie über diesen Link: https://www.fiskaltrust.at/checklist/

Nachfolgend sehen Sie den Prozessablauf der Generierung des QR Codes:

Bevor diese Funktion genutzt werden kann, muss mindest eine Kassenidentifikationsnummer für die Registrierkasse auf der Webseite von Fiskaltrust registriert werden. Die Kassenidentifikationsnummer ist als Teil des Benutzer-Authentifikationsverfahres notwendig und muss verfügbar sein um das Multi-Use-Zugriffstoken auf dieser Webseite zu erhalten. Für weitere Informationen siehe  https://www.fiskaltrust.at.  

Folgende Erweiterungen wurden vorgenommen:

Rechnungsprozess

Nachdem die Verbindung zur fiskaltrust.SignatureCloud-Lösung im Portal von Fiskaltrust hergestellt wurde sowie die erforderlichen Angaben in den Mandantendaten der Systemeinstellungen vorhanden sind, werden die relevanten Rechnungsdaten zur Generierung des QR Codes für die Direktrechnungen gesendet:

Rechnungskopf

• Debitorennummer
• Verarbeitungsdatum
• Unser Zeichen
• Kassenidentifikationsnummer

Rechnungszeile (Artikel)

• Nummer
• Menge
• Gesamtbetrag
• Umsatzsteuerbertag und %-Satz

Phantomzeile

• Menge
• Umsatzsteuerbetrag
• Beschreibung

Es gibt verschiedene Scenarien für den Prozess des endgültigen Verarbeitens der Direktrechnungen und den Status der elektronischen Signatur. Nachfolgend werden die möglichen Scenarien dargestellt:

Wurde eine Direktrechnung erfolgreich verarbeitet und die elektronische Signatur dabei zurückgesendet, wird der QR Code wie in den nachfolgenden englischen Beispiel in der Direktrechnung gedruckt:

In dem Fall, dass die Direktrechnung endgültig verarbeitet aber hierbei keine elektronische Signatur zurückgegeben wurde, wird anstelle des QR Codes die Meldung 'Sicherheitseinrichtung ausgefallen' (englisch: Safety device failed) wie nachfolgend in dem englischen Beispiel zu sehen, gedruckt:

Beim erneuten Druck einer verarbeiteten Direktrechnung werden dieselben Informationen wie beim Erstdruck, also QR Code oder Fehlermeldung gedruckt. Enthält die Direktrechnung weder einen QR Code noch eine Fehlermeldung wird in diesem Bereich nichts ausgegeben.

Hinweis: Beim Kopieren einer Direktrechnung aus der Rechnungshistorie werden die elektronischen Signaturdaten nicht von der kopierten Direktrechnung übernommen.

Achtung: Um sicherzustellen, dass  die Direktrechnungen eine fortlaufende Nummerierung (Unser Zeichen) haben, ist es notwendig in den Fakturiereinstellungen, über das Setzen eines Haken im Feld Rechnungscode/BA-Kopplung  (erreichbar via System à Allgemein à Einstellungen à Fakturiereinstellungen) für die Direktrechnungen eine separate Buchungsart zu nutzen. Die Buchungsart wird dann in System à Rechnungscodes dem Rechnungscode für die Direktrechnung zugewiesen. Desweiterern ist zu empfehlen in den Fakturiereinstellungen über die Auswahl Bei Eingabe im Feld Rechn.-Nr. festlegen die Vergabe der Rechnungsnummer bei der Belegerfassung durchzuführen. Ein Probedruck sollte über das Rechnungslayout mit einer entsprechenden Aufschrift versehen werden.

Fenster Einstellungen Mandantendaten

Dem Fenster Einstellungen Mandantendaten (zu erreichen über System à Allgemein à Einstellungen à Mandanteneinstellungen) wurde eine weiterer Bereich mit Namen  E-Signature für Direktrechnung zugefügt:

In diesem neuen Bereich stehen folgende 3 Felder zur Verfügung:

• URL – Dieses Feld wird zur Speicherung der Adresse der Fiskaltrust Webseite verwendet. Diese wird für den Sende- und Empfangsvorgang benötigt.
• Kassenidentifikationsnr – In diesem Feld ist die über Fiskaltrust registrierte Kassenidentifikationsnr einzugeben. 
• Access Token – Das von der Fiskaltrust-Webseite bereitgestellte Multi-Use Sicherheitstoken ist in diesem Feld einzugeben. Dieses Token wird für die Benutzerauthentifizierung benötigt.

Es ist sicherzustellen, dass in diesen 3 Feldern dieselben Informationen angegeben werden, die Sie bei der Registrierung über die Webseite von Fiskaltrust erhalten haben. Sie werden benötigt, um die Verbindung zu der fiskaltrust.SignatureCloud Lösung herzustellen. Desweiteren wird der sogenannte Startbeleges nach dem Speichern dieser Angaben automatisch an Fiskaltrust übermittelt und geprüft. Anschließend können die Rechnungsdaten übertragen und der Signaturblock beim endgültigen Druck der Direktrechnung empfangen werden.

Werden nicht alle 3 Felder mit den korrekten Daten definiert, wird keine Verbindung zur fiskalttrust.SignatureCloud Lösung hergestellt. In diesem Fall kann die Direktrechnung wie bisher gewohnt weiter genutzt werden.  

Fenster Dokumenteneinstellungen

In den Dokumenteneinstellungen (erreichbar via System à Allgemein à Einstellungen à Dokumenteneinstellungen) wurden den Rechnungs- und Direktrechnungslayouts zwei Felder zugefügt.

Im Bereich Datenbankfeld wurden die nachfolgenden Felder dem Kopfabschnitt zugefügt, wobei dem Fenster Rechenfeld diese Felder im gleichen Abschnitt als Typ QR Code zugefügt wurden:

• QR Code – Dieses Feld wird zur Ausgabe des von der fiskaltrust.SignatureCloud-Lösung generierten QR codes benötigt.
• QR Code: Fehler – Dieses Feld wird zur Ausgabe der Fehlermeldung genutzt.

Hinweis: Diese Felder werden nur für den Druck von Direktrechnungen herangezogen. Beim Druck von Rechnungen sowie Rechnungskorrekturen von Rechnungen oder Direktrechungen werden sie nicht berücksichtigt. Für den Fall von Stornierungen geben Sie die Menge in der Erfassung einer Direktrechnung mit einem negativen Vorzeichen ein. 

Die Kassenidentifikationsnummer muss über ein Textfeld für das Layout  definiert werden.

Übersichtfenster Rechnungshistorie

Dem Fenster der Übersicht Rechnungshistorie wurde die Spalte elektronische Signatur zugefügt. Bei Direktrechnungen, die einen QR Code beinhalten, ist diese Spalte mit einem markiert.